Di era perkembangan digital yang sangat pesat ini membuat banyak perubahan pada aktivitas sehari hari. Banyak orang yang beralih dari penerapan yang dulunya tradisional menjadi serba digital. 

Hal ini juga berpengaruh dalam aktivitas dunia kerja seperti aktivitas absen, aktivitas keuangan, dan banyak lainnya yang berhubungan dengan sebuah pendataan.

Salah satu kehadiran dari adanya kemajuan teknologi yang sangat mempengaruhi dalam dunia kerja adalah sistem absensi. Sekarang ini banyak dan hampir seluruh perusahaan telah menggunakan sistem aplikasi absensi online ketimbang menggunakan data manual. 

Sistem absensi online ini tidak sekedar untuk absen saja, namun masih banyak fitur lainnya yang dapat mempermudah pekerjaan sehari hari seperti pengelolaan administrasi pegawai dan pengelolaan payroll. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, berikut ini adalah alasan mengapa perlu menggunakan sistem aplikasi absensi online pada sebuah perusahaan.

Kelebihan Absensi Online Pada Sebuah Perusahaan

Sistem aplikasi absensi online pada pegawai ini ternyata memiliki keunggulan yang menjadi pilihan dan alasan mengapa perusahaan harus menggunakannya. Untuk mengetahuinya, berikut adalah kelebihan dari aplikasi absensi online

1. Dapat Mengolah Data Absen Pegawai Secara Lebih Mudah

Dalam kehidupan dunia kerja, mengolah data absensi pegawai bukanlah suatu hal yang mudah. HR harus teliti dalam mendata absensi mulai dari keberangkatan hingga jam pulang kerja. Pasalnya, hal ini akan mempengaruhi dalam pengaturan gaji dan payroll pegawai lainnya.

Coba dibayangkan ketika harus menggunakan data manual seperti buku. Tentu hal ini akan memakan waktu yang lebih banyak karena harus mengeceknya secara satu persatu. Jika dibandingkan dengan aplikasi absensi online, tentu akan mempermudah dan mempersingkat waktu, karena pendataan dapat dilakukan secara otomatis.

Selain sistemnya yang otomatis, laporan dan rekap juga dapat dilakukan secara otomatis setiap bulannya. Kemudian juga dengan aplikasi absensi online ini akan mendapatkan data yang lebih valid karena sudah terkoneksi dan terdeteksi dengan sistem online

2. Tersedia Laporan Absensi Otomatis

Alasan kedua yang menjadi keunggulan dalam penggunaan aplikasi absensi online ini adalah tersedianya laporan absensi pegawai secara otomatis.

Dengan adanya hal ini, tentu akan menghemat waktu dan energi dalam segi pendataan. Laporan ini juga dapat di custom sesuai dengan keinginan seperti laporan harian, mingguan atau bulanan.

Selain itu, bentuk laporan ini tentunya akan berformat digital yang mana dapat diakses secara mudah serta dapat diinformasikan kepada siapapun dan kapanpun.

3. Meminimalisir Kecurangan Absen

Manusia tidak luput dari kejahatan dan kesalahan. Tentu hal ini juga berlaku bagi banyak karyawan khususnya dalam kecurangan dan pelanggaran absensi. 

Dalam hal ini tentu SPV tidak mungkin memantau karyawan dalam 24 jam apalagi jika jumlah karyawan yang sangat banyak. Tanpa adanya sistem aplikasi absensi online ini, banyak karyawan yang memiliki ide buruk ketika keterlambatan kerja dan pembolosan kerja dengan menitip absen kepada karyawan lain. 

Hal ini tentu melanggar peraturan perusahaan yang mana dapat berpengaruh dalam kinerja dan juga sistem payroll nantinya. Untuk menghindari adanya hal tersebut, berikut adalah fitur fitur pendukung untuk memvalidasi suatu sistem absensi:

• Face Identify

Fitur face identify merupakan suatu sistem yang mendeteksi absensi karyawan melalui bentuk wajah dengan foto selfie. Dengan adanya sistem ini tentu sangat meminimalisir terjadinya kecurangan karena wajah setiap karyawan tentu tidak dapat disamakan dan menjadi identitas diri. Selain bentuk wajah, Anda dapat menggantinya dengan sistem biometrik atau sidik jari.

Dalam hal ini, wajah harus terlihat secara keseluruhan, sehingga jika menggunakan penutup seperti masker, tentu absensi tidak akan bisa dilakukan

Setelah mendeteksi wajah, data tersebut akan otomatis terkirim ke sistem sehingga karyawan tidak dapat melakukan kecurangan dalam absensi. 

• Time Checker

Fitur time checker merupakan sistem absensi untuk pendataan waktu absensi pegawai ketika absensi tadi berhasil dilakukan. Fitur ini sangat penting karena diperlukan dalam mencatat waktu absensi masuk dan waktu absensi keluar. Maka dari itu, pastikan karyawan untuk selalu ingat dalam melakukan in atau out absensi

• GPS

Fitur selanjutnya yaitu fitur GPS. GPS merupakan suatu sistem yang mana dapat mendeteksi suatu tempat dengan berbagai titik koordinat. Dalam artiannya fitur ini sangat diperlukan untuk meningkatkan keamanan dalam absensi online yang mana karyawan nantinya tentu tidak dapat melakukan absensi di sembarang tempat.

4. Efisiensi Kerja

Keunggulan keempat yang menjadi alasan mengapa perusahaan perlu memiliki sistem aplikasi absensi online adalah dalam hal efisiensi kerja. Tentu saja dengan adanya perkembangan teknologi ini akan semakin mempermudah dalam segala hal.. Teknologi absensi ini akan dapat mengefisiensi pekerjaan kantor menjadi lebih mudah dan ringkas, sehingga nantinya banyak waktu dan tenaga yang dapat disimpan untuk keperluan lainnya

Itu dia alasan mengapa harus menggunakan aplikasi absensi online pada pegawai. Aplikasi absensi online ini tentu sangat bermanfaat bagi banyak perusahaan terlebih untuk HR. Maka dari itu jika dunia kerja Anda belum menggunakan sistem ini, maka harus segera beralih dan menggunakannya untuk hidup kerja yang lebih baik.